Dobra wiadomość dla przedsiębiorcy, który chce umieścić biuro we własnym mieszkaniu jest taka, że w większości przypadków może to zrobić. Wydzielenie części lokalu na potrzeby działalności gospodarczej nie wymaga zgody nie tylko spółdzielni mieszkaniowej czy wspólnoty, ale także sąsiadów. Chyba, że chodzi o taki rodzaj działalności, który wymaga przebudowy lub dotyczą go specyficzne wymagania określające warunki higieniczno-sanitarne czy związane z ochroną środowiska.
Dla pewności dobrze jest jednak zgłosić działalność gospodarczą w spółdzielni. Może się też zdarzyć, że w konkretnej miejscowości wymagane jest zgłoszenie do starostwa zmiany przeznaczenia lokalu. I chociaż dotyczy to jedynie niektórych powiatów, warto się zorientować jak jest w tym, w którym ma zostać zarejestrowana firma.
Jeśli przedsiębiorca poinformuje spółdzielnię o zmianie przeznaczenia części mieszkania, ta może podnieść mu niektóre opłaty. Dla ich wyliczenia ważna będzie powierzchnia mieszkania zajmowana przez biuro. Dlaczego? Spółdzielnie i wspólnoty argumentują, że biuro w mieszkaniu to większy ruch na klatce schodowej, co oznacza częstsze remonty, sprzątanie czy więcej śmieci do wywiezienia. Jeśli biuro nie jest duże, różnice w kosztach czynszu nie powinny przekroczyć kilkudziesięciu złotych rocznie.
Dobrze jest zwrócić się do spółdzielni z żądaniem wyliczenia nowych stawek czynszu. Ta powinna przedstawić odpowiednią kalkulację, na podstawie której będzie można podjąć decyzję.
O ile ani spółdzielnia, wspólnota czy sąsiedzi nie mogą powstrzymać właściciela przed założeniem biura w mieszkaniu, mogą uprzykrzyć mu życie. Jeśli działalność gospodarcza będzie dla nich uciążliwa i uda im się to udowodnić, efektem może być nawet licytacja mieszkania. Dlaczego? Ponieważ wolność korzystania z własności ograniczona jest czymś, co ustawa określa jako społeczno-gospodarcze przeznaczenie lokalu. Chodzi, na przykład, o prowadzenie działalności niezgodnej z miejscowym planem zagospodarowania terenu czy funkcją mieszkania.
Co więcej, prawo pozwala wspólnocie mieszkaniowej na wystąpienie z powództwem przeciwko właścicielowi mieszkania. Jeśli wygra, trzeba będzie lokal sprzedać. Dlaczego? Ponieważ artykuł 16 ustawy o własności lokali przewiduje taką możliwość wtedy, kiedy korzystanie z mieszkania jest niewłaściwe. W praktyce regulacja ta może zostać zastosowana na przykład w stosunku do kogoś, kto nie przestrzega ciszy nocnej czy uniemożliwia innym korzystanie z ich nieruchomości. Przykładem działalności gospodarczej, która może być podciągnięta pod tę kategorię jest na przykład agencja towarzyska. Ale już nie biuro rachunkowe czy agencja reklamy.
Osoba, która zdecyduje się prowadzić biuro w domu może liczyć na kilka przywilejów. Jednym z nich jest możliwość odliczenia kosztów eksploatacji części lokalu przeznaczonej pod działalność gospodarczą. Jeśli więc mieszkanie ma powierzchnię 70 m2, a wydzielone biuro 15 m2, to będzie można odliczyć około 21 proc. tych opłat, które mogą być uznane za koszt uzyskania przychodu.
W grę wchodzą więc czynsz oraz media (prąd, woda, ogrzewanie), a także opłaty ponoszone za wywóz śmieci czy remonty klatki schodowej. Inaczej jest z rachunkiem za Internet. Ten powinien być wystawiany na firmę. Koszty telefonu, jeśli jest w mieszkaniu jest tylko jedna linia, powinny być rozliczane na podstawie billingów.
Jeśli przystosowanie mieszkania do potrzeb biura wymagało poniesienia kosztów, także one mogą zostać odliczone od podatku. Trzeba tylko zachować wszystkie faktury VAT - na materiały budowlane, elementy wyposażenia czy usługi wykonane przez kontrahentów zewnętrznych. Jeśli remontowana jest tylko część przeznaczona na biuro, kosztem jest pełna kwota z faktury. Jeśli jednak remontowane jest całe mieszkanie, trzeba przeliczyć wydatki tak, jak czynszy czy opłaty za media.
Dodatkowo przedsiębiorca, który prowadzi biuro w domu może odliczyć od podatku koszty amortyzacji lokalu. Ile? 1,5 proc. wartości nieruchomości rocznie. Także w tym przypadku należy obliczyć kwotę proporcjonalnie do powierzchni zajmowanej przez biuro.
Trzeba jednak uważać. Jeśli na działalność gospodarczą przeznaczone jest całe mieszkanie, to trzeba będzie zapłacić podatek przy jego sprzedaży. Stanie się tak w przypadku dodania lokalu do majątku firmy.
Kto decyduje się na prowadzenie biura w domu powinien zastanowić się także nad dwoma kwestiami niezależnymi od przepisów podatkowych czy lokalowych. Pierwszą z nich jest wizerunek, drugą - oddzielenie życia zawodowego od prywatnego.
Warto zastanowić się, czy prowadzona działalność gospodarcza wymaga częstych wizyt klientów i czy wydzielone z mieszkania biuro będzie spełniało wymagania stawiane takim miejscom. Kto zamierza handlować przez Internet lub świadczyć usługi graficzne, temu zapewne będzie wszystko jedno. Jednak w wielu branżach prezencja i wizerunek odgrywają bardzo ważną rolę. Może się okazać, że oszczędności wynikające z umieszczenia biura w domu będą niższe niż utracone z tego względu korzyści.
Problematyczny może być też podział czasu na ten spędzany w pracy i ten poświęcony rodzinie. Biuro w domu jest zawsze dostępne, zawsze więc będzie pokusa nadgonienia pracy w weekend czy wieczorem. W ten sposób odpoczynek będzie niemożliwy, a w efekcie - spadnie wydajność i zyski z prowadzonej działalności.
