Zgodnie z ustawą o wspólnotach mieszkaniowych (dokładniej ustawą z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali), wspólnota mieszkaniowa jest zrzeszeniem właścicieli lokali w danej nieruchomości. Dotyczy to jednak tylko tych budynków czy osiedli, które są własnością jednostek samorządu terytorialnego, osób fizycznych, deweloperów lub zakładów pracy, oraz które powstały po 1 stycznia 1995 roku. Tylko w określonych warunkach wspólnota mieszkaniowa może powstać w budynku będącym własnością spółdzielni. Wspólnoty mieszkaniowe dzielą się na małe (gdy liczba lokali nie przekracza siedmiu) oraz duże (powyżej siedmiu). Pozostałe przepisy, w których można znaleźć zapisy określające zasady funkcjonowania wspólnot mieszkaniowych to ustawa o gospodarce nieruchomościami oraz kodeks cywilny.
Wspólnota mieszkaniowa nie posiada osobowości prawnej, nie jest też podmiotem gospodarczym. Nie posiada również własnego majątku, który należy w całości do członków wspólnoty. Jako ułomna osoba prawna ma jednak zdolność zaciągać zobowiązania, nabywać prawa czy dochodzić swoich roszczeń przed sądem.
Wspólnota mieszkaniowa nie jest zakładana, tylko powstaje z mocy prawa. Oznacza to, że kupując lokal od właściciela budynku (dewelopera, gminy, prywatnej osoby lub zakładu pracy) i po sporządzeniu aktu notarialnego i wpisu do księgi wieczystej, automatycznie stajemy się członkami wspólnoty – posiadającymi pełne prawa własnościowe do danego mieszkania i mającymi realny wpływ na działanie wspólnoty. Wspólnota mieszkaniowa może powstać również na terenie tych nieruchomości, w których prowadzone są wyłącznie lokale użytkowe - biura, restauracje, sklepy, warsztaty i inne zakłady użytkowe.
Spółdzielnia mieszkaniowa jest podmiotem gospodarczym posiadającym osobowość prawną. Członkami spółdzielni mogą być jedynie ci mieszkańcy, którzy mają spółdzielcze własnościowe prawo do nieruchomości (niektóre decyzje właściciela mogą być zrealizowane tylko za zgodą spółdzielni) lub spółdzielcze lokatorskie prawo do nieruchomości (właścicielem i zarządzającym lokalem jest spółdzielnia).
W odróżnieniu od wspólnoty mieszkaniowej spółdzielnie charakteryzują się rozbudowaną administracją, której koszty utrzymania pokrywane są przez jej członków (zwłaszcza, gdy spółdzielnia nie posiada innych, zewnętrznych dochodów). Właściciele mieszkań spółdzielczych mimo ponoszenia opłat administracyjnych, nie mają jednak dużego (a właściwie żadnego) wpływu na sposób zarządzania środkami przekazanymi spółdzielni. W przypadku wspólnoty jej członkowie mają realny wpływ na sposób wydawania funduszy.
Wspólnota mieszkaniowa powstaje w celu sprawowania nadzoru nad elementami wspólnymi nieruchomości. Dotyczy to gruntów (pod budynkiem, terenów zielonych, placów zabaw, parkingów), części wspólnych budynków (klatka schodowa, winda, kotłownia, schowki, zsyp, strych), elementów zewnętrznych (dach, elewacja, śmietnik) oraz instalacji i urządzeń (centralne ogrzewanie, instalacje wodno-kanalizacyjne, gazowe, kominy). Wspólnota, jako całość, płaci za naprawę, użytkowanie i renowacje tych części wspólnych. Członkowie wspólnoty obciążani są tymi kosztami proporcjonalnie do powierzchni swojego lokalu.
Każdy mieszkaniec wspólnoty ma prawo głosu, którego "waga" zależy od wartości posiadanego lokalu. We wspólnocie mieszkaniowej lokatorzy, mają więc większy wpływ na własne interesy oraz zarządzanie dobrem wspólnym, niż w przypadku członków spółdzielni. Mogą zadecydować m.in. o tym, na co przekazane zostaną środki z funduszu remontowego, a nawet mają wpływ na wybór firmy, która przeprowadzi renowacje w budynku czy zajmie się zarządzaniem nieruchomością. Członkowie wspólnoty mieszkaniowej mają większą kontrolę nad kosztami utrzymania i funkcjonowania danego budynku oraz decydują o tym, kto zostanie członkiem zarządu wspólnoty.
Członkostwo we wspólnocie mieszkaniowej jest automatycznie (powstaje w momencie wykupu lokalu na własność) i nie można z niego zrezygnować (kończy się dopiero w momencie sprzedaży mieszkania). Właściciel takiego lokalu może jednak zostać wyrzucony ze wspólnoty. Dzieje się tak w określonych sytuacjach: gdy zalegamy z płaceniem kosztów zarządzania nieruchomością, za rażące naruszenie porządku domowego lub korzystanie z własności wspólnej lub z własnego lokalu w sposób uciążliwy dla pozostałych mieszkańców. Do eksmisji z mieszkania znajdującego się w nieruchomości, gdzie działa wspólnota mieszkaniowa, dochodzi jednak bardzo rzadko. Uciążliwego sąsiada można usunąć jedynie w trybie procesowym, jeśli poprzednie upomnienia pisemne nie skutkowały zmianą zachowania mieszkańca. Na podstawie Kodeksu postępowania cywilnego o egzekucji z nieruchomości lokal taki może zostać sprzedany w drodze licytacji.
Właściciel mieszkania, który zdecyduje się wynająć swój lokal, nie traci swojego prawa, jako członka wspólnoty mieszkaniowej. Członkami wspólnoty mieszkaniowej nie mogą być najemcy, w tym najemcy tzw. lokali komunalnych (których właścicielami jest dana gmina). Prawa i obowiązki wobec lokalu spoczywają tylko na właścicielach danego mieszkania - dotyczy to m.in. kosztów zarządzania nieruchomością wspólnoty, wnoszeniem opłat związanych z lokalem oraz prawem głosu w ramach wspólnoty. Wynajem takich mieszkań jest dość popularnym zjawiskiem, ponieważ właściciel takiego mieszkania nie ma obowiązku uzyskać zgody wspólnoty na prowadzenie wynajmu, Nie musi ich także informować o tym fakcie. Wynajęcie lokalu osobie trzeciej nie oznacza więc w przypadku członków wspólnoty mieszkaniowej utraty praw i obowiązków.
Wspólnota mieszkaniowa nie może dodatkowo nakładać na właściciela lokalu obowiązku zapłaty za szkodę, którą wyrządził najemca jego mieszkania. Zgodnie z Kodeksem cywilnym do naprawy szkody zobowiązana jest osoba, która ją wyrządziła. Prawnie nie ma żadnej możliwości, by za szkody najemcy odpowiedzialność poniósł właściciel lokalu.
Największym problemem w nowo powstających wspólnotach jest brak chętnych do udziału w zarządzie wspólnoty. Jeśli wspólnota nie wybierze składu zarządu, to każdy z właścicieli może złożyć wniosek do sądu o ustalenie zarządcy przymusowego. Wtedy taka osoba odgórnie wybiera członków zarządu lub licencjonowanego zarządcę.
W przypadku dużych wspólnot mieszkaniowych członkowie wspólnoty są zobowiązani wyznaczyć swój zarząd - reguluje to wspomniana już ustawa o własności lokali. Zarząd wspólnoty jest organem, w skład którego wchodzą przedstawiciele mieszkańców (zarząd właścicielski) lub osoby z zewnątrz. Może powstać również tzw. zarząd powierzony, który polega na zleceniu obowiązków związanych z zarządzaniem nieruchomością wybranej firmie lub osobie trzeciej. Sam zarząd może składać się z jednej lub więcej osób. W zależności od uchwały wspólnoty zarząd powoływany jest na określony czas lub bezterminowo.
Wybór zarządu jest istotną kwestią, ponieważ zgodnie z ustawą o wspólnotach mieszkaniowych, kieruje on sprawami wspólnoty, reprezentuje ją na zewnątrz oraz w relacjach z poszczególnymi właścicielami lokali (zwoływanie zebrań, wzywanie do zapłaty, udzielenie informacji). Zarząd realizuje relacje prawne i faktyczne wspólnoty np. związane z podpisywaniem umów z dostawcami mediów, firmami remontowymi, ochroniarskimi czy sprzątającymi oraz reprezentowaniem wspólnoty w przypadku spraw sądowych lub wezwań skierowanych przez władze publiczne. Zarząd odpowiada za stan części wspólnych danej nieruchomości i musi zadbać o takie kwestie jak sprzątanie, odśnieżanie i inne sprawy związane z opieką nad budynkiem, które zazwyczaj powierzane są administratorowi. Alternatywą dla zarządu jest powołanie przez wspólnotę zarządcy, czyli osoby fizycznej lub prawnej, która prowadzi działalność w zakresie zarządzania nieruchomościami (posiada stosowne licencje).
Członkowie wspólnoty w każdej chwili mogą odwołać zarząd lub poszczególnych jej członków na mocy uchwały właścicieli lokali. Decyzja wspólnoty nie musi być poparta żadnymi przyczynami uzasadniającymi odwołanie. W niektórych wspólnotach mieszkaniowych na podstawie uchwały powoływane są dodatkowo Rady Wspólnoty (zwykle w celach doradczych lub kontrolnych), jednak ich funkcjonowanie nie jest w żaden sposób uregulowane prawnie.
Kontrola wspólnoty mieszkaniowej przysługuje każdemu członkowi wspólnoty. Zazwyczaj jednak pojedynczy właściciele lokalu w danej nieruchomości nie decydują się na samodzielne sprawdzanie funkcjonowania zarządu. Wiąże się to z dość szczegółowym sprawdzaniem dokumentów, które udostępniane są przez zarządcę wspólnoty.
W przypadku dużych wątpliwości związanych z działaniem wspólnoty członkowie decydują się na skorzystanie z audytu wspólnoty mieszkaniowej. Firma zewnętrzna sprawdzi pracę zarządu lub zarządcy zwłaszcza pod kątem formalno-prawnym i finansowym oraz wskaże obszary, które wymagają poprawy. Co dokładnie obejmuje audyt wspólnoty mieszkaniowej?
W ramach audytu sprawdzane są m.in. działania zarządu w kwestiach: formalno- prawnych (kontrola umów, zgodność funkcjonowania wspólnoty z przepisami prawa, sprawdzenie uchwał wspólnoty i prawidłowości ich treści, sprawdzenie polisy ubezpieczeniowej i regulaminów budynku), finansowych (sprawdzenie rozliczeń zużycia mediów, sprawdzenie zasadności pozostałych kosztów wspólnych, analiza planu gospodarczego oraz sprawdzenie ewidencji przychodów i kosztów), technicznych (weryfikacja przeglądów technicznych, sprawdzenie realizacji zaleceń pokontrolnych, sprawdzanie kosztorysów prac remontowych i ich realizacji) oraz zarządczych (weryfikacja prawidłowości realizacji uchwał wspólnoty, badanie relacji wspólnoty z właścicielem/deweloperem). Koszty przeprowadzenia takiego audytu ponosi wspólnota lub członek wspólnoty, który jest zleceniodawcą kontroli. Audyt obejmuje zazwyczaj rok działalności danego zarządu.
