Wymaganą informację o nabytych nieruchomościach i obiektach budowlanych składa się na formularzu według wzoru ustalonego przez radę gminy (miasta), którą najczęściej można pobrać ze strony internetowej urzędu. Pamiętajmy, że nie ma jednego wzoru takiej informacji obowiązującego na terenie całego kraju, jak to jest w przypadku innych deklaracji (informacji) podatkowych, np. PIT lub VAT. Rada każdej gminy (miasta) ma w tym wypadku prawo ustalić taki wzór, który obowiązuje tylko na terenie jej działania.
Złożenie informacji na innym wzorze jest traktowane jak niewykonanie obowiązku poinformowania organu podatkowego o nabyciu nieruchomości. Może się zdarzyć jednak tak, że rada gminy nie ustali wzoru formularza, wtedy informację można złożyć na dowolnym wzorze (np. z sąsiedniej gminy). Formularz informacji, w którym podajemy najważniejsze dane niezbędne do wymiaru podatku od nieruchomości musimy złożyć w terminie 14 dni od dnia zaistnienia okoliczności uzasadniających powstanie obowiązku podatkowego. Zatem osoba fizyczna, która kupi nieruchomość w dniu 3 października, powinna przekazać formularz informacji organowi podatkowemu do dnia 18 października. Okolicznością uzasadniającą powstanie obowiązku podatkowego jest bowiem fakt nabycia nieruchomości.
Informację można złożyć osobiście, pocztą poleconą lub elektronicznie za pomocą elektronicznej skrzynki podawczej, jeśli rada gminy (miasta) dopuszcza taki sposób składania deklaracji podatkowych (a jest tak w większości dużych miast). Na jej podstawie organ podatkowy wymierza podatek od nieruchomości w drodze decyzji, którą następnie doręcza podatnikowi. Wystawienie decyzji wymiarowej następuje w terminie jednego miesiąca od daty złożenia wymaganych informacji, a w sprawach wymagających przeprowadzenia dodatkowego postępowania (w przypadku skomplikowanego stanu faktycznego i prawnego nieruchomości) do dwóch miesięcy.
Zazwyczaj decyzje wysyłane są listem poleconym za potwierdzeniem odbioru na adres wskazany przez podatnika, a decyzje ustalające wymiar podatku od nieruchomości na dany rok podatkowy roznoszone są, za potwierdzeniem odbioru, przez pracowników urzędu gminy (miasta) lub za pośrednictwem poczty. Z decyzji wynika w jakiej wysokości podatek trzeba zapłacić oraz w jakim terminie.
Osoby fizyczne opłacają podatek od nieruchomości w 4 ratach, w terminach do dnia: 15 marca, 15 maja, 15 września i 15 listopada roku podatkowego. Podatek za cały rok można też zapłacić jednorazowo w terminie pierwszej raty. Podatek płacimy przelewem na rachunek bankowy lub w kasie organu podatkowego.
Jeśli w trakcie roku podatkowego nastąpią jakieś zmiany dotyczące sposobu użytkowania nieruchomości albo ich części, które mają wpływ na wysokość opodatkowania w tym roku, mamy obowiązek poinformować o tym fakcie organ podatkowy w terminie 14 dni od dnia zaistnienia tych zmian. Taką zmianą może być np. wynajęcie lokalu na działalność gospodarczą, która spowoduje zmianę jego przeznaczenia (i tym samym podwyższenie stawki podatku od nieruchomości). Może też nastąpić sytuacja odwrotna, podatnik zlikwiduje działalność gospodarczą, wtedy stawka podatku od nieruchomości powinna ulec obniżeniu, zatem o tym fakcie należy powiadomić organ podatkowy.
Organy podatkowe od czasu do czasu prowadzą działania mające na celu porównanie i uściślenie danych zawartych w złożonych deklaracjach i informacjach podatkowych z informacjami zawartymi w Ewidencji gruntów i budynków oraz zdjęciami lotniczymi nieruchomości. Wtedy zwracają się z prośbą do podatników o przeprowadzenie weryfikacji złożonych w urzędzie deklaracji lub informacji podatkowych ze stanem faktycznym nieruchomości. Jeżeli stwierdzimy jakieś niezgodności, konieczne jest złożenie korekty deklaracji (informacji podatkowych) w urzędzie.
Podatnicy często zapominają o tym obowiązku informacyjnym. Zdarza się, że organy podatkowe dla przypomnienia wysyłają podatnikom formularz informacji lub uchwałę rady gminy (miasta) określające wysokość stawek w podatku od nieruchomości. Należy wtedy szybko wywiązać się z obowiązku informacyjnego.
Uwaga! Niedopełnienie ww. obowiązków informacyjnych stanowi naruszenie przepisów Kodeksu karnego skarbowego i powoduje odpowiedzialność karną skarbową. Stosownie do art. 54 §1 Kodeksu karnego skarbowego, podatnik, który uchylając się od opodatkowania, nie ujawnia właściwemu organowi przedmiotu lub podstawy opodatkowania lub nie składa deklaracji, przez co naraża Skarb Państwa lub jednostkę samorządu terytorialnego na uszczuplenie podatku, podlega karze grzywny do 720 stawek dziennych albo karze pozbawienia wolności, albo obu tym karom łącznie.
