Ewidencja gruntów i budynków stanowi jednolity dla kraju, systematycznie aktualizowany zbiór informacji o gruntach, budynkach i lokalach, ich właścicielach oraz innych osobach prawnych i fizycznych władających tymi gruntami, budynkami i lokalami (art. 2 pkt 8 ustawy Prawo geodezyjne i kartograficzne). Jest to rejestr o charakterze techniczno-deklaratoryjnym.
W postępowaniu ewidencyjnym nie tworzy się zmian, lecz rejestruje zmiany wywołane zdarzeniami zewnętrznymi. Organy ewidencji gruntów i budynków rejestrują w ewidencji stany prawne ustalone w innym trybie lub przez inne organy orzekające. Organy ewidencji nie mogą natomiast samodzielnie rozstrzygać kwestii uprawnień do gruntu, budynku czy lokalu. Stąd właściciel nieruchomości przez żądanie wprowadzenia zmiany w ewidencji, nie może dochodzić, ani udowadniać swoich praw właścicielskich czy uprawnień do władana nieruchomością. Wnioskodawca może jedynie żądać zaktualizowania wpisu w ewidencji gruntów i budynków w oparciu o nowe zdarzenie prawne. Na wniosek może być prowadzone przed organem ewidencji gruntów i budynków postępowanie aktualizacyjne, wprowadzające do ewidencji zmiany objęte nowym zdarzeniem prawnym, powstałym już po wprowadzeniu do ewidencji danych kwestionowanych.
Okresowa weryfikacja danych ewidencyjnych, należy do zadań starosty, i ma na celu zweryfikowanie danych z treścią dokumentów źródłowych stanowiących podstawę wpisu do ewidencji oraz danych w zakresie zgodności treści mapy ewidencyjnej ze stanem faktycznym na gruncie. Weryfikacja jest prowadzona wyłącznie z urzędu i kompleksowo w każdym obrębie co najmniej raz na 10 lat, obejmując nią co najmniej 10% dokumentów źródłowych, które stanowiły podstawę dokonanych zmian w operacie ewidencji. Natomiast weryfikację zgodności treści mapy ewidencyjnej ze stanem faktycznym na gruncie przeprowadza się w każdym obrębie, co najmniej raz na 15 lat, obejmując nią obszar całego obrębu. Właściwy miejscowo wojewódzki inspektor nadzoru geodezyjnego i kartograficznego w razie stwierdzenia nieodpowiedniego stanu operatu ewidencyjnego może zarządzić przeprowadzenie okresowych weryfikacji w odstępach czasowych krótszych. Dopiero stwierdzone w wyniku weryfikacji operatu niezgodności podlegają usunięciu w trybie przewidzianym dla aktualizacji operatu ewidencyjnego tj. w toku indywidualnego postępowania administracyjnego, ale wszczynanego z urzędu (§ 54 pkt 6 rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia 29 marca 2001 r. w sprawie ewidencji gruntów i budynków w związku z § 47 pkt 3 tego rozporządzenia i art. 22 ust. 3 ustawy Prawo geodezyjne i kartograficzne). Z urzędu w ewidencji wprowadza się zmiany wynikające z prawomocnych orzeczeń sądowych, aktów notarialnych, ostatecznych decyzji administracyjnych oraz aktów normatywnych, wyłącznie wówczas, gdy wywołują one skutki z mocy prawa (ex lege).
Ewidencja nie rozstrzyga sporów co do gruntów, zaś organy ewidencyjne nie są uprawnione do weryfikacji dokumentów, na podstawie których dokonują zmian w ewidencji. Ochronie i rejestracji praw podmiotowych służą księgi wieczyste, a spory na tle własności i sposobu korzystania z nieruchomości mogą być dochodzone przed sądami powszechnymi lub w innych odrębnych postępowaniach.
